備用現金是什麼？企業現金管理必備指南

核心描述

• 備用現金（又稱零用現金）是企業或組織內部專門用於應付小額、臨時性開銷的一筆固定金額的現金資金，能夠及時處理日常瑣碎支出，而無需走正式報銷或付款流程。
• 其有效運作依賴於明確的額度限制、詳實的單據管理、定期的核對流程和細緻的現金保管權責規定，實現了便利性與內部管控之間的平衡。
• 雖然數字化支付工具不斷普及，但在只能使用現金或必須即時付款的特定場景下，備用現金仍具備實際意義，並由一套成熟的管理與審計流程加以保障。

定義及背景

備用現金（零用現金）是指企業預設定額，存放於組織內部用於快速支付各類瑣碎、臨時性支出（如辦公用品、簡單交通費、小額快遞等）的現金。通常採用定額備用金（imprest system）模式管理，即公司規定了固定額度，日常支付由專人發放和記賬，定期或用盡後按憑證補足。

歷史背景

備用現金的用途可追溯至民間商隊和手工業公會時代，那時為了支付信使、過路費及各類雜費，需要隨身攜帶一定現金。隨着工業化進程，企業日常運作複雜化，逐步建立了嚴謹的備用現金控制體系，包括專人保管、專用憑證和定期核查等環節。即使當今電子支付盛行，許多場景（如現金支付的臨時供應商、夜間應急等）依舊需要備用現金。

企業使用備用現金的原因

企業設立備用現金，主要是為提升小額資金週轉效率，簡化行政操作。例如：會議期間購買茶歇、臨時乘車打表、緊急採購辦公文具等。如果每筆小額支出都通過正式報銷流程，手續繁瑣且時效性差。因此，明確政策和審計流程不僅能提升效率，還有助於規範管理。

計算方法及應用

定額備用金管理法

通常，備用現金採用定額制進行管控，操作流程如下：

1. 額度設定：根據組織日常小額支出的歷史數據，設置一個合適的備用現金總額，一般會有一定安全冗餘。比如，某零售門店每月預計小額支出為 300 美元，則可設定 300 美元額度作為備用金。
2. 發放與記錄：由指定保管人根據填寫完整的備用現金憑證發放現金。憑證上需註明日期、用途、金額、申請人等信息，並附相應發票收據。
3. 補充及報銷：當備用金使用到一定額度或定期複核時，將所有憑證及發票匯總交財務部門審核，經確認無誤後重新補足到初始額度。
4. 核對與清算：任一時點，實存現金加已發生憑證金額應等於最初設定額度。若出現差額，需記錄原因並調查處理。

常見應用場景

• 零售門店：用於日常找零、應急採購、或節日臨時報貨等小額即時支出。例如，某布魯克林精品店在銷售旺季前，利用備用現金緊急購買禮品包裝材料，店經理每日核對備用金。
• 餐飲及咖啡館：備用現金用於採購易耗品、備用零錢、員工臨時交通等，保障日常服務連續性。
• 醫療機構：患者現金掛號找零、急送標本快遞、臨時停車驗證等都靠備用現金。
• 工地項目：工地常需現金採購油料、零部件、支付路橋費等，便於在距離總部較遠時靈活操作。
• 公益與非營利機構：用於活動交通費、小額食品採購、緊急打印資料等。
• 學校和教育機構：小額實驗設施、教具補充、或活動現場佈置費用。
• 中小企業/創業公司：緊急採購、臨時停車費、客户來訪茶歇等多為備用現金支出。

計算示例（虛構案例）

假設某家英國公益組織預計日均備用金開銷為 40 英鎊，週期安排為 10 天，考慮到支出波動性，設立備用現金總額為 480 英鎊。某次盤點時，手中現金為 170 英鎊，手頭報銷憑證共計 310 英鎊，則本次財務補箱金額為 310 英鎊，補足後又恢復至 480 英鎊。

優勢分析及常見誤區

相關概念對比

優勢

• 效率高：不需繁瑣審核流程即可應付臨時小額急需，提升工作效率。
• 便於運營：可減低小額採購的人工及時間成本，保證日常運轉的連續性。
• 應急靈活：銀行或移動支付出現故障時，保證企業不因小額開銷受阻。
• 風險可控：如有明確權限及制度配合，風險易於追溯與管理。

常見劣勢

• 易被盜用或挪用：如監管鬆懈，物理現金易丟失或被濫用。
• 審計難度增加：頻繁的小額交易，若無完備單據易造成賬實不符。
• 管理人工投入：定期核查、憑證整理等需專人負責。

誤區解析

• 備用現金可隨意使用：實際只限於規定支出，不可充當工資、貸款、供應商支付或私用資金。
• 數字工具可完全取代備用現金：電子化可減少現金使用，但部分場景現金仍不可替代。
• 小額支出可無憑證：任何金額的現金支出都應附有憑證，確保賬實相符。
• 任何人可直接操作備用現金：僅限經指定、培訓合格的備用現金管理員負責。

實戰指南

制定管理政策與內控措施

• 文件化明確政策：規定可用範圍、單筆上限（如每筆不超 50 美元）、禁用情形及憑證要求。
• 合理定額：依據歷史支出規律及預期風險設定額度。
• 保管權限明確：指定主、備管員，分離審批與發放職責。

實施流程建議

1. 設立及完善制度
   • 結合歷史與季節性開銷估算額度。
   • 購置保險鎖箱，設計流水憑證編號。
   • 公告內控制度，指定保管人。
2. 出納操作標準
   • 每次發放前必須填寫並經批准的支出憑證。
   • 附帶發票/收據，標明具體用途。
   • 非政策規定用途一律駁回，引導至正式採購渠道。
3. 定期核查與監督
   • 每月至少一次清點現金與單據或結餘低於預定線時立即核對。
   • 不定期抽查，異動需雙人簽字。
   • 對差額記錄、調查、重複異常需追責整改。
4. 數字化結合
   • 部分改用企業預付卡或線上報銷軟件，現金保留只為確需現金場合。
   • 推進記錄電子化便於追蹤及數據統計。

典型場景示例

某巴黎咖啡廳由主服務員保管 250 美元備用現金，應對採購香料、燃氣罐、臨時打車等應急。每筆支出都隨手登記並收集發票。單筆超過 25 歐元需老闆提前批准。每日夜班對備用金進行快速核查，保障賬實相符。

又如，某多倫多醫療診所備用現金專用於快遞和停車支付。指定管理員對每筆支出設上限，並由財務專員每月盤點，確保合規使用和準確核算。

以上均為虛擬案例，僅作説明之用。

資源推薦

• 會計準則參考：美國 GAAP（ASC 305）、國際會計準則 IFRS（IAS 7）關於現金及現金管理規定。
• 內部控制框架：COSO 內控一體化框架，IIA（內部審計師協會）現金管理實務指引。
• 監管文件：美國 IRS 463 號文（差旅與餐飲費用）、英國 HMRC 增值税合規指引，確保報銷單據可用於税務。
• 專業協會：AICPA、ACCA、CIPFA、IIA 等官網提供模板及操作實用文檔。
• 專業書籍與教材：可參考中小企業會計操作手冊及審計書籍中現金管理相關章節。
• 學術研究：Google Scholar、SSRN 上有關現金防舞弊和內控研究成果。
• 工具與表格：專業協會網站可獲取備用金日誌、對賬單、管理員交接表模板。
• 培訓與在線講座：行業協會、會計/審計學院定期開展角色培訓及實戰案例研討。

常見問題

備用現金是什麼？為何需要？

備用現金是企業為應付低額、臨時性成本而預設的一筆小額現金，用於提升日常應變效率，解決流程繁瑣難以快速報銷的小型支出需求。

哪些支出可以通過備用現金支付？

包括日常辦公用品、會議茶歇、臨時交通費用、停車費等一次性、零散、小額開銷。不適用於工資、供應商貨款、資本性支出等。

如何確定備用現金額度？

額度應結合歷史實際支出及波動，通常每個點位額度在 100-500 美元區間，並按季度或半年定期覆盤調整。

誰負責管理備用現金？

安排專職管理員及後備管理員，負責發放、記賬、憑證收集與定期核賬，確保現金與賬面一致。

報銷及核對流程怎麼執行？

出納員按憑證與現金總額定期核對，無誤後提交會計部門入賬；相關發票據實報銷，歸入具體費用科目，便於財務統計和合規查驗。

如何降低被盜用和挪用的風險？

將現金妥善保存，限制操作權限，完整記錄每筆交易；定期抽查、雙人監控交接，違規及時處理並完善制度預防。

會計及税務上如何處理備用現金交易？

備用現金歸屬企業資產，補充時按實際發生用途歸入各類費用類別，所有票據原件需歸檔以便税務申報及應對稽查。

數字化工具會徹底替代備用現金嗎？

數字工具可減少現金操作量並提升合規性，但在現金支付無法替代的場景（如個別供應商、緊急採購）備用現金仍有現實必要性。

總結

備用現金作為企業日常運作中用於應對小額臨時支出的基礎管理工具，在流程規範、專人管理、票據齊全與定期核對等有效管控措施下，能夠兼顧便利性和安全性。即便在數字化快速發展的今天，一套科學、有力的備用現金制度依然是許多企業正常、高效運營不可或缺的組成部分。建議各組織結合自身實際，合理制定額度與流程，依託權威資源與成熟經驗，實現備用現金的規範、透明和高效管理。